Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для любого масштаба бизнеса важна эффективная организация процесса закупок. Если в компании маленького размера руководство может взять на себя функции закупок совместно с ассистентами, то с увеличением масштаба компании данный процесс потребует слишком больших временных и трудовых затрат. В этом случае возникает необходимость в трудовых ресурсах, и оптимальным решением является автоматизация закупок. В данной статье мы расскажем, что представляет собой автоматизация закупок и какие преимущества она имеет для организации данного процесса.

Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.

Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.

Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.

Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.

Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.

Системы для автоматических закупок: какие они бывают и как выбрать

При автоматизации бизнес-процессов в каждой компании необходимо учитывать их уникальность. В частности, возникает необходимость использования разных систем организации закупок. Если головной офис использует SAP, а филиал в другой стране — 1С ERP, нужно выстраивать связи между системами для полноценной автоматизации закупок. Вместо этого можно использовать локальные базы данных, но у них есть недостатки:

• Риск потери конфиденциальной информации или ее кражи. В современном мире киберпреступления уже не являются редкостью, а уровень защиты даже самых известных баз данных не является совершенным.
• Руководителю необходимо тратить время на поиск информации: история тендера, отчеты по срокам и результатам. Оперативность является важным критерием в бизнесе.
• Потеря истории коммуникации с поставщиками в результате работы по e-mail и телефону. Эти данные необходимы для анализа результатов сотрудничества и в качестве доказательств при возникновении конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимость составлять документы и письма заново каждый раз, потому что нет систематизированного хранилища шаблонов и типовых бумаг, что отнимает много времени.

Однако локальные базы данных могут подойти только начинающим предпринимателям. С ростом бизнеса они становятся неактуальными. В этом случае можно использовать автоматизированные системы организации закупок, которые позволят решить все перечисленные выше проблемы.

Особенности реализации систем

Реализация системы включает в себя несколько фаз. В начале проекта необходимо исследовать бизнес-процессы в компании, чтобы тщательно спроектировать и разработать программное обеспечение. Не стоит забывать, что качество «железа» тоже играет важную роль, так как подобное оборудование может не выдержать нагрузки. Однако специалисты в области автоматизированных процессов закупок могут учитывать подобные особенности и предложить индивидуальное решение.

После установки программы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Для доступа к системе можно предоставить разрешения как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за закупки в компании. Если компания имеет несколько отделов, то такую систему нужно установить в каждом из них. Рекомендуется начать с тестового периода в первое время. Это поможет сотрудникам ознакомиться с нововведением в спокойной обстановке, а руководству увидеть работу системы в действии.

Проведение автоматических закупок может показаться сложным процессом на первый взгляд, однако компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных решений, имеют отделы технической поддержки, которые готовы помочь с решением вопросов. Главное – выбрать проверенного поставщика данных услуг.

Фото: freepik.com